Fases de la Auditoria

 Fases de la Auditoria

 Dentro de las fases en una auditoría TIC, también conocida como auditoría informática, se puede describir como un proceso sistemático que se bebe organizado en etapas para obtener de forma eficiente un determinado tipo de información y poder con ella realizar una planificación, evaluación y verificación de la seguridad en forma eficaz, con el fin de dar a conocer si el sistemas implementado o por implementar en una organización cumple las metas previamente establecidas. Por tanto, las actividades como la planificación dentro de un proceso de auditoría es una herramienta importante a implementar ante, durante y al final de la auditoria. Es importante destacar que el auditor u auditores cuentan con un requerimiento previo como es el contar con unos objetivos claros para desarrollar la auditoria. Siendo el principal, la definición del tipo de auditoría a realizar, para luego toman en cuenta las necesidades de la organización, y los riesgos potenciales que puede tener el o los especialistas para concretar la actividad auditada.

La Auditor Tradicional

La auditoría es un medio cuya estructura se basa en técnicas bien estructuradas para realizar una evaluación de los registros en los procesos o sistemas de una organización. Teniendo como principal objetivo poseer datos verificables con el fin de compararlas con normativas, leyes o reglamentos tanto internos como externos que sirvan como base para arrojar unas conclusiones acordes a la realidad existente en la organización.

El tal fin para que un auditor pueda contar con el éxito exigido, es necesario cumplir con un primer requisito como es el conocer el tipo de auditoría a realizar se, para definir el tipo de personal necesario y la metodología a usar debido a la gran cantidad auditoria existentes como son entre otras las siguientes:      

·         Auditoria Financieras: examina los estados financieros de una entidad para determinar si se presentan de manera acorde al marco de referencia contable aplicable.

·         Auditoría operativa: Es un proceso de evaluación independiente y objetiva de las operaciones de una determinada organización tanto pública como privada, enfocándose en la eficiencia de cómo se realiza las gestiones y como ella afectan o no el rendimiento.

·         Auditoria de Cumplimiento: La característica principal de esta auditoría es indagar cómo realiza la empresa el cumplimiento de las normas o leyes previamente pausadas.

 

La Auditor Tradicional vs Auditoria de TIC

El gran desarrollo social relacionado con los instrumentos tecnológicos lleva a realizar una evolución administrativa para adaptar la auditoria, con las nuevas realidades, por tanto en la actualidad, y aun cuando el núcleo en la auditoria sigue siendo igual, se puede indicar algunas diferencias entre la auditoria tradicional y una auditoria de TIC, por tanto si una auditoría normal o tradicional evalúa los procesos generales de una empresa, una auditoría de TIC se enfoca en los sistemas de información, evaluando y verificando la eficiencia de los sistemas de información y controles de una organización y como la empresa gestiona los riesgos en cuanto a la seguridad de la información y el cumplimiento de las políticas tanto internas como externas, aplicando un conjunto de estándares y metodologías que le permita guiarse para evaluar la infraestructura tecnológica, en cuanto a los sistemas de aplicaciones y sus datos, Obteniendo como resultado lo siguiente:

·         Seguridad: para verificar que los datos considerados sensibles estén  protegidos contra amenazas internas y externas.

·         Cumplimiento: Asegura que la organización cumpla con las leyes y regulaciones aplicables, minimizando el riesgo de sanciones y multas.

·         Eficiencia Operativa: Evalúa si los recursos de TI se utilizan de manera eficiente y efectiva, identificando oportunidades de mejora.

·         Gestión de Riesgos: Ayuda a identificar y mitigar riesgos potenciales relacionados con la TI, protegiendo a la organización de pérdidas financieras y daños a su reputación.

La Auditoria Forense

 

La Auditoría forense es un campo especializado dentro de la auditoría, ella se centra en la investigación y detección de fraudes financieros. Esto puede incluir una variedad de actividades ilícitas como la malversación de fondos y activos, el lavado de dinero, la evasión fiscal y demás delitos de cuello blanco. Por tanto la naturaleza misma de la auditoría forense se puede catalogar como un medio interdisciplinario, del cual se requerirían conocimientos y herramientas entre los cuales estarían las siguientes áreas:

 

·       Auditoría: Es una rama de la auditoría que se enfoca en la investigación y prevención de posibles delitos económicos en una empresa. Su objetivo es identificar actividades ilegales que puedan afectar la estabilidad y las finanzas de la organización.

·       Compliance y calidad: es una investigación que busca pruebas e indicios para detectar y prevenir fraudes o delitos de corrupción en una empresa. Se realiza mediante técnicas de investigación criminalística, conocimientos jurídicos y habilidades financieras.

·        Informática (natural y de ingeniería): también conocida como auditoría forense digital, es un proceso que se utiliza para investigar delitos que involucran tecnología y dispositivos digitales. Se trata de una disciplina que se vale de técnicas de investigación criminalística, conocimientos jurídicos y financieros para recopilar, analizar y preservar evidencia digital. 

·       Grafotecnia: es el estudio de la autenticidad de los documentos modernos y del grafismo, (estructura de la letra y su conjunto).

·       Financiera y contable: Técnica especializada que se utiliza para investigar y prevenir posibles delitos económicos en una empresa. Se trata de un examen de los registros financieros de la organización, con el objetivo de obtener evidencia que pueda ser presentada en un tribunal de justicia. 

·       Jurídica y procesal: técnica de investigación legal que se utiliza para detectar y prevenir fraudes y corrupción.

Aunado a la participación de expertos en seguridad y otras áreas especializadas que pueden llegar a ser muy diversas, dependiendo del tipo de investigación y de la propia naturaleza de la organización donde se esté llevando a cabo, pero teniendo un único objetivo: integrar conocimientos y experiencias para llegar a la verdad común.

Técnicas Utilizan en la Auditoria Forense

Además de la amplia gama de profesionales que según las circunstancias y tipo de auditoría se realizara se deben además usar métodos para lograr obtener unos resultados óptimos, por lo que usarán técnicas de verificación como:

 

·       Ocular: Incluyendo la propia observación, revisiones, comparativas y rastreos físicos. 

·       Escrita: Confirmaciones, conciliaciones y análisis con diferentes metodologías. 

·       Verbal: Entrevistas, cuestionarios, investigaciones y reuniones personales.

·       Documental: Investigación y comprobación de expedientes, informes, comprobantes y demás documentos.

·       Física: Inspecciones en instalaciones diversas. 

·       Informática: En hardware, software y demás plataformas y redes.

 Debiendo tomar muy en cuenta esta última debido a ser el principal objetivo hoy en día por su importancia contra ciberataques y demás crímenes informáticos.

 

Aun cuando más adelante, se abarcara en profundidad, los métodos usados en Venezuela según el Manual de Normas y Procedimientos en Materia de Auditoría de Estado, en cual se extrajo un fragmento de su denso contenido se puede establecer entre las medidas de la auditoria la planificación que es una base de auditoría en la parte de planificación es un componente esencial para llevar a cabo una auditoría eficaz, esta base incluye la identificación de los riesgos y la evaluación de la empresa auditada así como también el desarrollo de un plan que describa los procedimientos específicos para que el auditorio se lleve a cabo de una manera eficiente y ética.

 

La Auditoría y la Tecnología Blockchain

Ya tiene algunos años la el establecimiento de la Auditoria de blockchain pero en la actualidad se sabe poco de ella por tanto se puede decir que son todos aquello datos e información que son creados, modificados, archivados, recuperados y distribuidos mediante un sistema informático descentralizado de transacciones compartidas entre una red que es inmutable o inmodificable por tanto la tecnología blockchain permite la creación de uno o varios registros digitales inmutables y transparentes que pueden proporcionar confianza sin precedentes entre las partes, así como ser auditados de manera eficiente.

Por tanto este tipo de método digitalizado auditable que podrían utilizar numerosas herramientas especializadas para la revisión y verificación de uno o varias transacciones en la denominada cadena de bloques, el cual consiste en una serie de mecanismo avanzado de bases de datos que permite compartir información transparente dentro de la red de una empresa. Pudiendo esta base de datos de cadena de bloques almacena los datos en bloques que se vinculan entre sí en una cadena, estos datos deberían ser cronológicamente consistentes debido a que no es posible eliminar ni modificar la cadena sin el consenso de la red.

Algunos de los ejemplos del uso de la tecnología blockchain en auditoría se presentan a continuación:

• Auditoría de transacciones: un auditor puede utilizar la tecnología blockchain para verificar la precisión y la autenticidad de las transacciones registradas en un libro mayor. Al utilizar esta tecnología, el auditor puede verificar si las transacciones son válidas, si se han registrado correctamente y si son irreversibles. Esto facilita la auditoría de los estados financieros, ya que los auditores pueden verificar la integridad de los datos sin tener que recopilar información de múltiples fuentes.
• Auditoría de cumplimiento: la tecnología blockchain también puede ser utilizada para realizar auditorías de cumplimiento. Por ejemplo, un auditor puede verificar si se han cumplido los términos de un contrato, cuyos requisitos y obligaciones se han registrado en una cadena de bloques.
• Auditoría de activos: un auditor podría utilizar esta tecnología para verificar la existencia y la propiedad de activos registrados en una cadena.
• Auditoría de seguridad: un auditor puede utilizar la tecnología blockchain para verificar la integridad de los datos almacenados en una cadena de bloques y para detectar cualquier intento de manipulación de los datos.
• Validación de la identidad: esta tecnología también se está utilizando para verificar la identidad de los usuarios que participan en los procesos de auditoría. Por ejemplo, una empresa de auditoría podría utilizar una plataforma blockchain para verificar la identidad de los auditores y garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso a la información.
• Auditoría de contratos inteligentes: los contratos inteligentes son programas informáticos que se ejecutan automáticamente cuando se cumplen ciertas condiciones. Los auditores pueden utilizar blockchain para verificar la integridad de estos contratos y garantizar que se estén cumpliendo correctamente.
• Verificación de propiedad: la tecnología blockchain puede ser utilizada para verificar la propiedad de los activos digitales como las criptomonedas. Esto es especialmente útil para la auditoría de las transacciones que involucran estos activos.
• Seguimiento de la cadena de suministro: la tecnología blockchain puede ser utilizada para hacer un seguimiento de la cadena de suministro de los productos y garantizar que se cumplen todas las regulaciones y estándares de calidad.

Por otra parte es importante señalar la continúa necesidad de contar con una selección de profesionales con las competencias y experiencia necesarias, reduciendo el tiempo y maximizando la calidad en los resultados de la auditoria, gracias a los conocimientos que puedan aportar los al escoger un equipo idóneo a la otra de usar documentos relevantes, como políticas, manuales de procedimientos, registros de auditoría y contratos, actualizados que permitan obtener un acercamiento a asertivos en la exploración como son:

• Elaboración de entrevistas: la realización de las entrevistas pueden ser dirigidas al personal clave dentro de una organización para obtener información sobre las políticas administrativas, procesos y sistemas usados en la organización.

• Realizar cuestionarios: La aplicación de cuestionarios pueden ser llevados en las auditoria internas o externas para seleccionar datos específicos sobre los controles y prácticas realizadas en una determinada organización.

• La observación: es otra de las herramientas de exploración usadas para medir el funcionamiento de los sistemas y procesos para identificar posibles debilidades.

Debido al desarrollo alcanzado por la tecnología en una sociedad cada vez más dependiente de la tecnología, no es extraño que muchos sectores han sido transformados por ella. Pudiendo contar entre las tendencias que se pueden actualizar en auditoría:

• Automatización de procesos. La automatización de los procesos ha sido una de las mayores tendencias en este sector. La tecnología permite a los auditores automatizar tareas rutinarias y repetitivas, permitiendo aumentar la concentración en actividades de mayor peso.
  Herramientas como software de análisis de datos, la inteligencia artificial y la automatización robótica de procesos están siendo cada vez más utilizadas para agilizar procesos de recopilación, análisis y revisión de información financiera. Herramientas como software de análisis de datos, la inteligencia artificial y la automatización robótica de procesos están siendo cada vez más utilizadas para agilizar procesos de recopilación, análisis y revisión de información financiera.
•   Análisis avanzado de datos. El crecimiento exponencial en la cantidad de datos disponibles ha desembocado en la adopción de análisis más avanzados de datos en auditoría, debido a ello los auditores ahora pueden utilizar herramientas de minería de datos y análisis predictivo para identificar patrones, tendencias y anomalías en los datos financieros de una organización.
•   Blockchain y auditoría digital. El blockchain, una tecnología de contabilidad distribuida que proporciona un registro inmutable de transacciones, está comenzando a tener un impacto significativo. Esta tecnología permite la verificación independiente de las transacciones a tiempo real, teniendo el potencial de mejorar la transparencia y la precisión de la información financiera.
• Gestión de riesgos cibernéticos: Con el aumento de las amenazas cibernéticas, la gestión de riesgos cibernéticos se ha convertido en una preocupación importante para las organizaciones y sus auditores. Por ello, se presta más atención en la evaluación de controles de seguridad de la información y la ciber resiliencia de una organización como parte de sus procedimientos de auditoría. Sin excluye la revisión de políticas de seguridad, pruebas de penetración y evaluaciones de vulnerabilidades para identificar posibles riesgos y asegurar la protección de los activos financieros y de datos de la organización.

 Los Estándares de Auditoría

 La base principal de los estándares en la auditoría independientemente de ser tradicional o de TIC, deben cumplir una serie de normas y principios usados en la  realización de auditorías para lograr un grado aceptable de calidad, consistentes y confiables que sirva de guía a los auditores en su planificación, ejecución, obtención de pruebas y mostrar conclusiones con el informe final de auditoría, usando diferentes estándares de auditoría, como por ejemplo las Normas Internacionales de Auditoría (N.I.A.), emitidas por la Federación Internacional de Contadores (I.F.A.C.). Estas normas denominadas  N.I.A. se dividen en dos categorías:

1. Normas de Auditoría: Estas normas establecen como principal requisito a cumplir la responsabilidad del auditor a través de la independencia, competencia profesional, debido cuidado profesional, usando como principal fuente la planificación de cualquier auditoría realizada, usando la evaluación de riesgos, ejecución de los obtención de en cuanto a la evidencia halladas por el auditoría, junto a las pruebas de controles y pruebas sustantivas usadas para la formación de una opinión realizada tras evaluar las evidencias y emisión del informe de auditoría.

2. Declaraciones de Práctica de Auditoría (NIA-SP): Estas declaraciones proporcionan orientación adicional sobre la aplicación de las NIA en áreas específicas, al usar el la metodologías como el COSO para evaluar los marcos de controles internos y las procedimientos de estimaciones contables entre otros:

 Lineamientos

 Los lineamientos en los procedimientos en una auditoría son guías muy específicas establecidas para ofrecer un esquema de cómo se deben realizar las diferentes etapas en una auditoría, para garantizar que se lleven a cabo estas evaluaciones de controles de manera consistente, sistemática y con un alto nivel de calidad, que le permita a la directiva tener los resultados deseados de eficacia, maximización de calidad y reducción de costos y tales como las organizaciones pueden variar en cuanto a sus metas y formas de obtener los resultados deseados de pendiendo del mercado y tipo de producto o servicio que abarque también existen tipos de auditoría variando los marcos de referencia a utilizar. Sin embargo, en general, abarcan aspectos como los ya explicados relacionados en un orden previamente definido como es:

1.      Planificación de la Auditoría.

2.      Recopilación de Evidencia.

3.      Evaluación de la evidencia.

4.      Elaboración del informe de auditoría.

5.      Seguimiento de las recomendaciones.

Procedimiento

 Debido al desarrollo alcanzado por la tecnología en una sociedad cada vez más dependiente de la tecnología, no es extraño que muchos sectores han sido transformados por ella. Este es el caso de las formas y maneras del resguardo de los registros contables pasando de hojas especiales para realizar los estudios contables a registros digitalizados. Cambios que implica transformar la manera de exponer la información, es por ende que la auditoría es fundamental para garantizar la transparencia y la integridad en las finanzas de las organizaciones, moldeando los procedimientos y evolucionando las formas de trabajo. Siendo entre las tendencias emergentes en auditoría que implicaría en nuevos retos como son: 

• Automatización de procesos. La automatización de los procesos ha sido una de las mayores tendencias en este sector. La tecnología permite a los auditores automatizar tareas rutinarias y repetitivas, permitiendo aumentar la concentración en actividades de mayor peso como son las herramientas como software de análisis de datos, la inteligencia artificial y la automatización robótica de procesos están siendo cada vez más utilizadas para agilizar procesos de recopilación, análisis y revisión de información financiera. 

• Análisis avanzado de datos. El crecimiento exponencial en la cantidad de datos disponibles ha desembocado en la adopción de análisis más avanzados de datos en auditoría. Causando que los auditores ahora pueden utilizar herramientas de minería de datos y análisis predictivo para identificar patrones, tendencias y anomalías en los datos financieros de una organización. Permitiendo que puedan realizar una auditoría más pro-activa y basada en riesgos, identificando áreas de preocupación potencial antes de que se conviertan en grandes problemas. Además, el análisis de datos avanzado también puede ayudar a mejorar la detección de fraudes y errores, proporcionando una capa adicional de seguridad y confianza en los estados financieros auditados. 

• Blockchain y auditoría digital. El blockchain, una tecnología de contabilidad distribuida que proporciona un registro inmutable de transacciones, está comenzando a tener un impacto significativo. Esta tecnología permite la verificación independiente de las transacciones a tiempo real, teniendo el potencial de mejorar la transparencia y la precisión de la información financiera. Causando que los auditores pueden utilizar esta tecnología para rastrear y verificar transacciones de manera más eficiente, lo que reduce la necesidad de procedimientos manuales de confirmación y reconciliación. Además, el uso de contratos inteligentes en blockchain puede automatizar ciertos procesos de auditoría, como la verificación de cumplimiento de contratos y acuerdos financieros. 

• Gestión de riesgos cibernéticos: Con el aumento de las amenazas cibernéticas, la gestión de riesgos cibernéticos se ha convertido en una preocupación importante para las organizaciones y sus auditores. Por ello, se presta más atención en la evaluación de controles de seguridad de la información y la ciber resiliencia de una organización como parte de sus procedimientos de auditoría. Esto incluye la revisión de políticas de seguridad, pruebas de penetración y evaluaciones de vulnerabilidades para identificar posibles riesgos y asegurar la protección de los activos financieros y de datos de la organización.

 

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA

DE AUDITORÍA DE ESTADO

 

 

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

 

Selección del Objeto a Evaluar

 

1. El Director Sectorial y el supervisor seleccionarán el objeto a evaluar (órgano, ente, dependencia, proyecto, proceso, actividad u operación) de aquellos previstos en el Plan Operativo Anual o de Oficio, de las solicitudes de investigación de actividades de control formuladas por autoridades u órganos de la administración pública, así como de denuncias de particulares tramitadas y evaluadas por la Oficina de Atención al Ciudadano, por lo cual se considerará la factibilidad de ejecutar la auditoría, en función de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles, así como el tiempo requerido para el trabajo, ubicación geográfica y realidad del órgano o ente, entre otros aspectos, referidos al riesgo de la auditoría y sus elementos a desarrollar con detalle en la Sección Normas del Asunto “Evaluación del Riesgo”.

 

 

 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

 

Equipo de Trabajo.

 

1. El equipo de trabajo estará conformado por profesionales de diversas áreas, seleccionados tomando en cuenta los conocimientos, experiencias, aptitudes y destrezas técnicas proporcionales con el tipo y complejidad de las labores de auditoría a realizar, los cuales deben reunir, entre otras, las cualidades siguientes:

a. Ética y apego a los principios rectores de deberes y conductas en el ejercicio de sus funciones.

b. Capacidad profesional y conocimiento del trabajo.

c. Pensamiento analítico y manejo de dificultades.

d. Búsqueda de información y diligencia profesional.

e. Objetividad e imparcialidad en el ejercicio de sus funciones.

f. Cooperación y trabajo en equipo.

g. Toma de decisiones oportunas sin entrabar el normal funcionamiento del objeto a evaluar.

h. Confidencialidad y reserva de la información.

i. Compromiso ante el trabajo y la Institución.

 

2. El equipo de trabajo podrá apoyar los resultados de la auditoría en opiniones técnicas o jurídicas formuladas por especialistas externos de diversas áreas con conocimientos, experticia, actitudes y destrezas en los aspectos evaluados, los cuales deberán solicitarse formalmente. En tales casos, el documento en el cual conste dicha opinión, se incorporará en el informe de la auditoría y formará parte de los papeles de trabajo.

 

LA MUESTRA DE AUDITORÍA

 

Muestreo por conglomerado: los elementos son seleccionados en forma agrupada del universo, siguiendo algún criterio determinado de grupo de pertenencia.

Ejemplo: para identificar los factores de riesgo vulnerables de la enfermedad aterosclerótica en los trabajadores agrícolas de una provincia, seleccionan aleatoriamente un número de cooperativas de producción agropecuaria y se estudian a todos los trabajadores de dichos centros.

 

Muestreo combinado: es la forma de muestreo que resulta de combinar en varias etapas dos o más de los métodos antes descritos. 

 

Ejemplo: para un estudio sobre enfermedades de transmisión sexual en un municipio, se selecciona una tercera parte de los consultorios del médico de la familia del área urbana y del área rural, respectivamente (estratificado). La muestra quedará integrada por los adultos de los consultorios seleccionados (por conglomerados).

Los dos tipos de muestreo hacen uso del criterio profesional del auditor para la planificación, elaboración y evaluación de una muestra; igualmente si los dos se aplican apropiadamente, pueden proporcionar suficiente evidencia comprobatoria.

 

Cédula de Detalle Documento que contiene la desagregación de los componentes del rubro, cuenta u operación evaluada, que debe elaborarse por cada componente de la muestra, indicando en la referenciación su relación con la respectiva cédula sumaria, pese a que en algunas circunstancias es conveniente mostrar en un solo documento informaciones relacionadas entre sí. Cédula de Hallazgo Instrumento donde se registran los datos de cada uno de los hallazgos evidenciados en la auditoría, con la descripción de los elementos que lo componen (condición, criterio, causas y efectos).

Cédula de Trabajo Documento en el cual el auditor recoge datos relacionados con la actividad objeto de la auditoría, y los resultados de su análisis, evaluación o revisión.

Cédula Sumaria Documento que incluye datos generales sobre el objeto de la actividad de análisis y revisión.

Certificación de Cargos Documento emitido por la autoridad competente, mediante el cual indica la relación de los cargos desempeñados por un servidor público en un órgano o ente del Sector Público.

Certificación de Documentos Acto por medio del cual se da fe que el documento emitido es copia fiel y exacta de su original o de una copia certificada.

 

 

 

 

Procedimientos de Cumplimiento o Control

 

Procedimientos dirigidos a probar la efectividad de las políticas y actividades de control interno, que consisten en combinar técnicas de auditoría, tales como: entrevistas, encuestas, cuestionarios, indagación, observación.

Procedimientos Sustantivos Procedimientos dirigidos a evaluar las actividades, procesos, sistemas u operaciones que constituyen el objeto de la auditoría.

Resultados Logros alcanzados en términos cuantitativos y/o cualitativos de los objetivos establecidos, durante un período determinado.

 

Seguimiento a la Acción Correctiva

 

Verificación de la aplicación del plan de acciones correctivas adoptado por los órganos y entes evaluados, con la finalidad de erradicar las causas de las desviaciones detectadas y minimizar sus efectos.

 

1. El equipo de trabajo, con base en la información obtenida, evaluará en forma preliminar la confiabilidad y calidad del sistema de control interno del objeto a evaluar, con el propósito de establecer la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría que sean necesarios, dirigiéndolos a los aspectos que resultaren más vulnerables. La evaluación preliminar del sistema de control interno abarcará la existencia de:

a. Sistemas, métodos y procedimientos que aseguren la confiabilidad, integridad, oportunidad y seguridad de la información presupuestaria, financiera, operativa y contable.

b. Planes estratégico y operativo.

c. Manuales de organización, normas y procedimientos.

d. La unidad de auditoría interna.

2. La evaluación del sistema de control interno permitirá determinar de manera preliminar, si dicho sistema previene o detecta los errores o desviaciones que pueden afectar las operaciones del órgano o ente; identificar los posibles factores de riesgos de la auditoría, así como determinar en forma jerarquizada las áreas, subáreas o actividades, vinculadas con los objetivos de la auditoría en las que debe profundizarse el análisis.

 

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

Evaluación del Riesgo

 

1. Una vez realizada la evaluación preliminar del sistema de control interno, se deberá evaluar el riesgo de la auditoría a fin de determinar cómo deben ser tratados aquellos hechos cuya probabilidad de ocurrencia es incierta; pero relevante para la consecución de los objetivos de la auditoría. Mediante dicha evaluación se determinarán las áreas y procesos críticos, la muestra, el tiempo requerido para la ejecución de la auditoría y definir los procedimientos y actividades que se incluirán en el programa de trabajo. Para ello, se utilizará el formulario “Evaluación del Riesgo” (Forcont 814).

2. Para evaluar el riesgo que afectará la auditoría, se considerará:

a. El riesgo inherente, es aquel vinculado con los aspectos y características propias de las actividades del objeto a evaluar. Para determinar la posibilidad de existencia de un riesgo inherente, se tomará en cuenta lo siguiente:

Procesos medulares del objeto evaluado, así como la naturaleza de las operaciones que realiza.

Recomendaciones formuladas en auditorías anteriores.

Naturaleza de transacciones.

Circunstancias ajenas al objeto a evaluar que bien podrían afectar su normal desenvolvimiento.

a.1. El riesgo inherente vinculado con la protección de los bienes, servicios y de la imagen pública.

Probabilidad de ocurrencia de fraudes.

Quejas del público.

 

La Evaluación del Riesgo cuentan con criterios que se aplican para tomar decisiones. Factores externos que influyan en el accionar de la organización.

a.2. El riesgo inherente vinculado con un ambiente de complejidad, originado por:

La naturaleza de las actividades.

El alcance de la automatización.

La dispersión geográfica.

b. El riesgo de control, es aquel referido a las deficiencias del sistema de control interno del objeto a evaluar, que pudieran incidir en los resultados de la auditoría.

Determinar la confiabilidad del sistema de control interno que tiene el objeto a evaluar respecto al funcionamiento, en cuanto a:

·         Procedimientos normalizados.

·         Detección de errores o desvíos.

·         Experiencia del personal.

·         Sistemas de información.

·         Identificar cambios reiterativos en el nivel organizacional y los sistemas, atendiendo principalmente:

·         Rotación de personal.

·         Crecimiento o reducción del personal.

·         Implantación de nuevos sistemas.

·         Alteraciones de tipo cultural.

 

El riesgo de detección, es aquel referido a la probabilidad de que el equipo de trabajo no aplique los procedimientos que permitan descubrir errores o irregularidades significativas, así como considerar la relación entre el riesgo de detección y el nivel combinado de los riesgos inherentes y de control. Por ejemplo, cuando los riesgos inherentes y de control son altos, los niveles aceptables del riesgo de detección deben ser bajos para reducir el riesgo de la auditoría a un nivel aceptablemente bajo. Por otra parte, cuando los riesgos inherentes y de control son bajos, el equipo de trabajo puede aceptar un riesgo de detección más alto y aun así reducir el riesgo de auditoría a un nivel de aceptación bajo.

Para determinar la posibilidad de existencia de un riesgo de detección, se tomará en cuenta lo siguiente:

·         Conocimiento previo del órgano o ente.

·         Claridad de los objetivos y alcances.

·         Aptitud y actitud del equipo.

·         Disponibilidad y administración de los recursos.

·         Contingencia en el equipo de auditoría.

·         Conocimiento del proceso de auditoría.

Medir la complejidad de la auditoría haciendo referencia al número de personas, volumen de la documentación a examinar e impacto social del objeto a evaluar, así como la experiencia y cantidad de los que conforman el equipo de trabajo, reconociendo que a mayor complejidad mayores riesgos.

Considerar la probabilidad de incurrir en errores, o no detectarlos, debido al tiempo utilizado en la planificación y ejecución de la auditoría.

 

Muestra de auditoría

 

1. Para la selección de la muestra de auditoría, el equipo de trabajo establecerá un criterio que quedará expresado y justificado en los papeles de trabajo, para lo cual se tomará en consideración:

·         Las actividades, operaciones y procedimientos que serán seleccionados.

·         Los objetivos que persigue la auditoría.

·         Las instrucciones recibidas.

·         La información que se tenga sobre la confiabilidad del sistema de control interno, producto de la evaluación del riesgo.

·         La naturaleza e importancia de las operaciones.

·         Los resultados obtenidos en auditorías anteriores.

 

2. El equipo de trabajo escogerá el método de muestreo estadístico o no estadístico, que resulte más conveniente para alcanzar los objetivos de la auditoría. Tomando en consideración el Anexo Nº 3 “La Muestra de Auditoría”.

Para determinar la muestra utilizando un método no estadístico (basado en juicios o criterios), el equipo de trabajo considerará que:

a. La muestra seleccionada sea representativa y permita examinar suficientes evidencias para expresar una opinión con respecto al universo de donde se extrajo.

b. El tamaño de la muestra depende de la confiabilidad del sistema del control interno, el tiempo de ejecución de la auditoría y el lugar donde se encuentre el objeto a evaluar.

 

3. El programa de trabajo es el producto de la fase de planificación, por lo que se deberá incorporar en éste, de forma congruente las informaciones administrativas, los procedimientos y técnicas de auditoría a emplearse; así como la extensión y oportunidad en la que serán aplicados durante la auditoría, de acuerdo con el objetivo general establecido.

4. El programa de trabajo será elaborado por el equipo de trabajo; revisado por el supervisor de la auditoría y aprobado por el Director Sectorial. El coordinador de la auditoría es responsable de distribuir entre los integrantes del equipo, las actividades y tareas a realizar, de velar por el cumplimiento del programa de trabajo; de evaluar de manera continua su pertinencia, y de realizar cuando corresponda, los ajustes necesarios, previa aprobación del Director Sectorial.

5. El programa de trabajo contendrá, al menos, lo siguiente:

a. Identificación del objeto a evaluar.

b. Tipo de auditoría.

c. Origen de la auditoría.

d. Objetivo general y específicos.

e. Alcance.

f. Enfoque de la auditoría.

g. Métodos, procedimientos, técnicas y las actividades.

h. Producto esperado de cada fase de auditoría y plazo estimado para realizarla.

i. Recursos humanos asignados a la auditoría y responsable de cada fase.

j. Visión General de la Auditoría (Forcont 819).

k. Niveles de aprobación.

Programa de Trabajo

 

Supervisión

 

1. Para asegurar la calidad de la fase de planificación, el supervisor debe lograr una adecuada organización del trabajo a ejecutarse, a través de los procedimientos y técnicas de auditoría que contribuyan a la consecución de sus objetivos en forma eficiente, efectiva y económica. Para ello debe:

a. Comprobar que la auditoría guarde relación con el plan operativo anual, respecto a: objetivos, tipo, alcance y recursos necesarios.

b. Suministrar lineamientos para la revisión de la información contenida en el archivo permanente, o en cualquier otra fuente de utilidad para la planificación, así como realizar visitas exploratorias, de ser el caso.

c. Instruir sobre la utilización de los formularios y modelos requeridos para la organización de la información disponible del objeto a evaluar.

d. Verificar que los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros sean los necesarios para cumplir los objetivos de la auditoría.

e. Revisar el programa de trabajo con el fin de determinar que los procedimientos, técnicas y actividades de auditoría contenidos en éste, permitan cumplir con los objetivos propuestos.

f. Realizar cualquier actividad que se considere necesaria para la consecución de los objetivos propuestos.

 

2. El equipo de trabajo realizará al inicio del trabajo de campo, el acopio de la información complementaria que no obtuvo en la fase de planificación, que resulte necesaria para afianzar la evaluación del control interno y de los procesos medulares o sustantivos vinculados con los objetivos específicos y el alcance de la auditoría. Para ello se utilizará el formulario “Solicitud de Información al Órgano o Ente” (Forcont 859).

 

El equipo de trabajo debe evaluar los procesos administrativos u operativos, vinculados con los objetivos específicos y el alcance de la auditoría.

El equipo de trabajo deberá verificar lo siguiente:

a. Segregación de funciones.

b. Documentación.

c. Niveles de autorización.

d. Normativa legal o sublegal que regula los procesos.

e. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.

f. Acceso restringido a los recursos.

g. Rotación del personal en tareas claves.

h. Control del sistema de información.

i. Controles físicos.

j. Cualquier otro aspecto que resulte de interés.

 

Validación de la Información

 

El equipo de trabajo establecerá las estrategias necesarias para cumplir con las actividades previstas en el programa de trabajo en los lapsos definidos en la fase de la planificación de la auditoría. En caso de presentarse situaciones que impidan cumplir con dichos lapsos, el equipo solicitará una prórroga al Director Sectorial quien lo someterá a consideración del Director General, exponiendo las razones que la justifican. Para ello se utilizará el formulario “Solicitud de Prórroga” (Forcont 890).

 

 

Solicitud de Prórroga

 

1. Para verificar el cumplimiento de los procedimientos, el equipo de trabajo comparará el ejecutado con el establecido, a fin de constatar la existencia de los mecanismos de control en dicho procedimiento, así como su efectivo cumplimiento.

2. Para realizar la revisión y evaluación del sistema de control interno del objeto evaluado, se analizarán los aspectos generales y específicos que se detallan a continuación:

A. Generales:

A.1. Si los procedimientos establecidos se adecuan a la normativa legal, sublegal y técnica que los regula.

A.2. Si los procedimientos proporcionan un control satisfactorio de los recursos financieros, materiales, tecnológicos, entre otros.

A.3. Si las normas y procedimientos existentes y su aplicación contribuyen al logro de los objetivos y metas.

A.4. Si los procedimientos son objeto de evaluaciones para su mejoramiento continuo.

B. Específicos:

B.1. Segregación de funciones y designación de responsabilidades.

B.2.Utilización de los recursos financieros, humanos, materiales y tecnológicos disponibles.

B.3. Existencia de un plan de organización, políticas y normas

B.4. Establecimiento de unidades de operaciones en relación con su costo beneficio.

 

Evaluación de los Mecanismos de Control Interno

 

B.5. Claridad en los métodos y procedimientos adoptados.

B.6. Exactitud y veracidad en la información financiera y administrativa.

B.7. Observancia de las políticas escritas.

B.8. Cumplimiento de la misión, objetivo y metas.

3. Cuando se evalúe el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la normativa legal, sub legal y técnica que resulte aplicable, se verificarán los aspectos siguientes:

 

a. Métodos presupuestarios y contables: las transacciones seleccionadas en la fase de planificación deben ser rastreadas, a través del o los procesos involucrados en la documentación, clasificación y registro de los sistemas.

b. Bienes nacionales: debe indagarse sobre las transacciones relacionadas con el registro, guarda, custodia, uso y estado de conservación de bienes; así como la calidad, cuando sea aplicable.

c. Contratación pública: constatar si la contratación estaba prevista en la planificación, así como la aplicación de las normas y de los procedimientos de selección de contratista para la adquisición de bienes, prestación de servicios o ejecución de obras que resultaren aplicable, de conformidad con lo previsto en el marco jurídico que regula la materia; si los pagos realizados se corresponden con el bien adquirido, el servicio prestado o la obra ejecutada y si fueron constituidas las correspondientes garantías.

 

Evaluación de los Mecanismos de Control Interno

 

·         Aspectos ambientales: indagar si los procesos ejecutados por el objeto evaluado son susceptibles de degradar el ambiente. En tal sentido, determinar si fueron realizados los estudios de impacto ambiental, así como las medidas preventivas para mitigar sus efectos.

·         Tecnología de información y comunicación: analizar los procesos que permiten verificar la adquisición, producción, almacenamiento, tratamiento, comunicación, registro, seguridad y presentación de información, en forma de voz, imágenes y datos contenidos en formato digital.

·         Deuda pública: determinar si las operaciones de crédito público y las actuaciones administrativas relacionadas con el empleo de los recursos provenientes de las mismas, cumplen con las disposiciones legales y sublegales que regulan la materia.

·         Si del resultado de la evaluación de los mecanismos de control interno, el equipo de trabajo considera que se debe reajustar la muestra de auditoría, el objetivo, el alcance, así como la aplicación de las pruebas sustantivas y de control, lo someterá a consideración del supervisor de la auditoría y del Director Sectorial, quienes podrán incorporar nuevas actividades o sustituir las programadas, de acuerdo con los resultados de dicha evaluación que le han sido presentados. Igualmente podrán reajustar los lapsos establecidos para el trabajo de campo, de ser el caso.

 

Hallazgos de la Auditoría

 

1. Si como resultado de los procedimientos de auditoría aplicados por el equipo de trabajo, se detectan en las operaciones del objeto evaluado, actos hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, éstos constituirán la condición y el criterio de los hallazgos de auditoría.

En el caso de que las evidencias de los hallazgos puedan variar con el tiempo, o cuando los hallazgos consistieren en situaciones omisivas, o se tratare de aspectos que se constatan a través de los sentidos, se dejará constancia escrita de la situación encontrada mediante acta fiscal que suscriban las partes concurrentes, de conformidad con lo establecido en las Normas: Ejecución de la Auditoría, Asunto: El acta fiscal.

2. El hallazgo de auditoría contendrá el desarrollo e identificación de sus cuatro (4) elementos: condición, criterio, causa y efecto; los cuales estarán sustentados con las evidencias necesarias, suficientes y pertinentes que permitan fundamentar, razonablemente, los juicios y conclusiones que se formulen respecto al objeto evaluado. Para ello, se tomará en consideración el Anexo N° 2 “Determinación, Redacción y Soporte del Hallazgo de Auditoría” y se deberá utilizar el formulario “Análisis de Hallazgos” (Forcont 812).

 

 

 

 

 

SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIONES

CORRECTIVAS

 

1. Las recomendaciones serán de obligatoria implementación una vez determinada su concordancia con el plan de acciones correctivas presentado por la máxima autoridad del órgano o ente evaluado.

2. El Director Sectorial y el supervisor incorporarán la Actuación de Seguimiento en el Plan Operativo Anual, tomando en consideración el tiempo estimado para la ejecución de las actividades, remitido por el órgano o ente evaluado. 

3. El Director Sectorial y el supervisor designarán el equipo de trabajo que realizará la Actuación de Seguimiento, de acuerdo con lo establecido en las Normas 1 y 2, “De la Planificación de la Auditoría”, Asunto: “Designación del equipo de trabajo”.

4. El equipo de trabajo con base en la información presentada en el Plan de Acciones Correctivas, deberá elaborar el respectivo Programa de Trabajo, con los métodos, procedimientos y técnicas necesarias para verificar el cumplimiento del referido Plan.

5. El equipo de trabajo deberá constatar que la acción correctiva se encuentra satisfactoriamente comprobada; en caso contrario deberá reunir las evidencias relevantes, suficientes y pertinentes, con el fin de fundamentar, razonablemente, las opiniones que se formulen.

 

Consideraciones finales

 

Deberá contener el análisis global del grado de cumplimiento de las medidas adoptadas e indicar en el caso de:

1. Incumplimiento justificado: las acciones pendientes por concluir; así como expresar los motivos de esa situación; igualmente, se podrá proponer acciones de control que sirvan para medir la continuidad de implementación de las referidas acciones.

2. Incumplimiento injustificado: las causas por las cuales no se hayan ejecutado las acciones correctivas; así como la aplicación de las acciones a que hubiere lugar.

 

NORMAS 5. PAPELES DE TRABAJO

 

1. Los papeles de trabajo servirán de registro de la auditoría efectuada, para mostrar en detalle y de manera secuencial, la labor cumplida por el equipo de trabajo en el objeto evaluado.

2. Los papeles de trabajo constituirán el respaldo de los informes, por cuanto deben proporcionar las evidencias que sustenten, expliquen y justifiquen la situación encontrada, conclusiones y recomendaciones, en tal sentido:

a. Deben ser claros, legibles, pertinentes, completos, comprensibles y detallados, y presentarse con un orden lógico y debidamente referenciado.

b. No deben tener borrones, tachaduras ni enmendaduras, y en tales casos, serán salvados en acotaciones marginales.

c. Serán propiedad de la Contraloría General por contener las evidencias de auditoría obtenidas por el Máximo Órgano de Control.

3. Durante la ejecución de la auditoría el equipo de trabajo debe resguardar y custodiar los papeles de trabajo; una vez concluida dicha auditoría y emitido el correspondiente informe definitivo, los papeles de trabajo serán entregados al responsable del archivo de la Dirección de Control que la practicó, dejando constancia de ello.

4. En caso que se requiera utilizar documentos de los papeles de trabajo a los fines de conformar el expediente de investigación o para el procedimiento administrativo para la determinación de responsabilidades, se dejará constancia de ello en un “Auto de Extracción de Documentos”, en el cual se detallen los soportes documentales que se extraen con indicación de los números de folios; de conformidad con el Modelo de “Auto de Extracción de Documentos”.

5. Los papeles de trabajo se clasifican en:

Generados por la Contraloría: son aquellos vinculados con la ordenación y planificación de la auditoría; tales como: oficio de presentación, memorando de designación, programa de trabajo, informes definitivos de auditorías anteriores, entre otros.

Derivados de la actividad analítica: son los elaborados por el equipo de trabajo a partir de la aplicación de los procedimientos y técnicas utilizadas para la realización de la auditoría; tales como: cédulas de trabajo, cédulas sumarias, cédulas de hallazgos, minutas, actas, encuestas, solicitudes de recaudos y demás instrumentos empleados para requerir información y documentación al órgano o ente evaluado.

Resultados de la auditoría: documentos donde consten el producto del trabajo realizado, tales como: informe del auditor, informe preliminar y el informe definitivo.

De origen externo: son los originarios del órgano o ente evaluado que constituyan medios idóneos para sustentar las situaciones encontradas, conclusiones y recomendaciones, tales como: nóminas, facturas, recibos, contratos, cheques, órdenes de compra, de servicio, de pago, entre otros.

 

 

Las Cédulas de Trabajo

 

Cuando los datos de diferentes documentos estén relacionados entre sí, se dejará constancia en ambos mediante referencia cruzada.

 

Responsable Acción Equipo de Trabajo 

 

b) Reajusta el tamaño de la muestra de auditoría, de ser el caso.

c) Solicita la información complementaria para afianzar la evaluación del control interno y de los procesos medulares o sustantivos y los procesos administrativos u operativos, a través del formulario “Solicitud de Información al Órgano o Ente” (Foncont 859), de ser el caso.

 

·         Analizada la información mencionada en el paso anterior, elabora cédulas de trabajo de conformidad con las Normas “Papeles de Trabajo”, Asunto: “Cédulas de Trabajo”, que formarán parte de los papeles de trabajo; y determina si existen o no desviaciones y su impacto en las operaciones del objeto evaluado:

·         Si existen desviaciones:

·         Obtiene copia certificada de los documentos que servirán de soporte de la condición encontrada, de ser el caso.

·         Evalúa la posible ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una norma legal o sublegal y solicita copia certificada de todos los documentos que puedan formar parte de la evidencia de auditoría, de conformidad con la Norma N° 4 “Ejecución de la Auditoría”, Asunto: "Hallazgo de la Auditoría”.

 

Responsable Acción Equipo de Trabajo 

 

·         Levanta acta fiscal, de ser el caso.

·         Compara la condición del hecho o situación encontrada con los criterios y determina cumplimientos o desviaciones.

·         Determina las causas de las desviaciones y aplica las técnicas de auditoría para obtener las evidencias.

·         Determina el efecto o consecuencia de la situación encontrada en las operaciones del objeto evaluado.

·         Elabora el formulario “Análisis de Hallazgo” (Forcont 812).

.

 

Responsable Acción Equipo de Trabajo

(Coordinador de la Auditoría)

 

Evalúa el cumplimiento de las actividades previstas en el programa de trabajo, de acuerdo con el tiempo estimado para su realización, recursos asignados y las posibles dificultades encontradas en el objeto evaluado y determina:

 

·         Si culminaron las actividades previstas en el Programa de Trabajo: somete a consideración del funcionario responsable del objeto evaluado, las observaciones y hallazgos detectados con la finalidad de asegurar la solidez de las evidencias.

Fin del procedimiento.

 

·         No se culminaron las actividades del Programa de Trabajo: elabora formulario “Solicitud de Prórroga” (Forcont 890), de conformidad con la Norma Nº 1 “Ejecución de la Auditoría”, Asunto: “Prórroga de la Auditoría”, y entrega al supervisor para su revisión.

 

Supervisor 1 Revisa el formulario “Solicitud de Prórroga” (Forcont 890) y procede de la manera siguiente:

 

1.1 No aprueba: gira instrucciones

1.2 Aprueba: entrega el formulario al Director para su aprobación e informa sobre la situación encontrada.

 

 

Bibliografía

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